Datenschutzhinweise
Stand: 6. Oktober 2026
Diese Hinweise beschreiben den Betrieb der Befragungsplattform. Für die konkrete Mitarbeitendenbefragung benötigen Sie zusätzlich die Information Ihres Arbeitgebers zu Zweck, Rechtsgrundlage, Teilnahmebedingungen und Speicherdauer. Wenn Ihnen diese nicht vorliegt, wenden Sie sich bitte vor der Teilnahme an Ihren Arbeitgeber oder an meditec.
Anbieter und Kontakt
meditec GmbH, Arbeitsgemeinschaft für arbeitsmedizinische und sicherheitstechnische Betreuung, Friedrich-Ebert-Straße 75, 51429 Bergisch Gladbach, vertreten durch den Geschäftsführer Sebastian Görk.
Für Fragen zum Datenschutz: buero@meditec-online.com, Telefon +49 (0) 2204 / 30 886 0. Dies ist der allgemeine Kontakt von meditec.
Für den eigenständigen Plattformbetrieb ist meditec GmbH verantwortlich. Bei einer im Auftrag durchgeführten Beschäftigtenbefragung bestimmt der jeweilige Arbeitgeber deren Zweck und Rechtsgrundlage; meditec GmbH verarbeitet die Befragungsdaten nach den vereinbarten Weisungen.
Welche Daten werden verarbeitet?
Für Einladungen und die Verwaltung werden insbesondere Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Unternehmens- und Abteilungszuordnung, Einladungscode und Teilnahmestatus verarbeitet. Bei Nutzung eines Kontos kommen Anmelde- und Berechtigungsdaten hinzu. Antworten, Altersgruppe und gegebenenfalls Abteilung werden zur Auswertung gespeichert.
Beim Abruf der Website wird Ihre IP-Adresse technisch an den Hostingdienst übertragen. Technische Zugriffs- und Fehlerdaten können beim Betrieb anfallen. Eine pauschale Zusage, dass beteiligte Dienstleister keine IP-Adressen protokollieren, wird nicht gegeben.
Der sichere Betrieb und die Bereitstellung von Zugängen dienen dem berechtigten Interesse von meditec GmbH an einer funktionsfähigen Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Rechtsgrundlage der Beschäftigtenbefragung ergibt sich gesondert aus der Information des verantwortlichen Arbeitgebers.
Auswertung und Personenbezug
Einzelne Antwortdatensätze werden gespeichert. Bei als anonym konfigurierten Befragungen enthalten diese keine direkte Benutzer- oder Einladungskennung. Einladungsdaten und Teilnahmestatus bestehen separat. Bei nicht anonym konfigurierten Befragungen ist eine Benutzerzuordnung möglich.
Detaillierte Ergebnisse werden erst ab einer Mindestgruppengröße bereitgestellt. Sie beträgt standardmäßig zehn Antwortdatensätze und kann für eine einzelne Befragung in Abstimmung mit dem Arbeitgeber auf bis zu drei gesenkt werden; den für Ihre Befragung geltenden Wert nennt Ihnen Ihr Arbeitgeber. Die Grenze gilt für das Unternehmen, für jede Abteilung und Altersgruppe sowie je Frage, auch bei Filtern und Exporten. Kleinere Gruppen werden ausgeblendet. Freitextantworten werden erst ab zehn Antworten angezeigt. Das ist keine Garantie vollständiger Anonymität: Freitexte oder Kombinationen von Angaben können Rückschlüsse ermöglichen. Bitte nennen Sie in Freitexten keine Namen oder andere identifizierende Angaben.
Ergebnisse erhalten die für die jeweilige Befragung berechtigten Stellen. Welche Personen oder Funktionen dies konkret sind, erläutert Ihr Arbeitgeber. Das Introvideo ist optional und wird ohne YouTube-Einbettung über die Plattform ausgeliefert.
Dienstleister und Verarbeitungsorte
Wir setzen Vercel für das Hosting, MongoDB Atlas für die Datenbank und Resend für den E-Mail-Versand ein. Für Hosting-Ausführung und Datenbank ist nach Betreiberangaben Frankfurt eingestellt. Das bedeutet nicht, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich in Deutschland erfolgt. Berechtigte technische Betreuung kann Zugriff auf Daten benötigen.
Resend speichert nach seinen veröffentlichten Angaben Mailinhalte und Versandprotokolle in den USA. Die Anbieterunterlagen beschreiben hierfür insbesondere Standardvertragsklauseln. Welche vertraglichen Garantien im jeweiligen Konto gelten und welche weiteren Verarbeitungsorte betroffen sind, wird derzeit vervollständigt; eine abgeschlossene Prüfung wird hier nicht zugesichert.
Weitere Informationen: Vercel-Datenschutzvereinbarung, MongoDB-Datenschutzvereinbarung und Resend-Datenschutzinformationen. Auskünfte und verfügbare Nachweise zu Übermittlungsgarantien können Sie über den oben genannten Kontakt anfordern.
Speicherdauer und technische Speicherung
Eine einheitliche automatische Löschfrist für sämtliche Befragungsdaten ist derzeit nicht eingerichtet. Die konkrete Dauer und Löschung müssen für die jeweilige Befragung mit dem Auftraggeber festgelegt werden. Maßgeblich sind der Befragungszweck, die benötigte Auswertungsphase und gegebenenfalls einschlägige Aufbewahrungspflichten. Bitte lassen Sie sich die konkrete Frist vor der Teilnahme mitteilen.
Resend nennt für Mail- und Logdaten in den Tarifen Free, Pro und Scale 30 Tage Aufbewahrung; abweichende Vertrags- oder Enterprise-Einstellungen sind möglich. Die konkrete Kontozuordnung wird noch bestätigt. Für weitere Anbieterprotokolle ist die Frist noch nicht abschließend dokumentiert.
Die Anmeldung verwendet technisch erforderliche Sitzungs- und Sicherheitscookies. Die Anwendung ist für Anmeldesitzungen mit einer Gültigkeit von bis zu 30 Tagen je Erneuerung eingerichtet. Eine vorübergehende administrative Ansichtsumschaltung ist auf vier Stunden begrenzt. Das Lesen dieser Hinweise ist keine Einwilligung in die Befragung.
Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Bei einer Befragung wenden Sie sich an den verantwortlichen Arbeitgeber; meditec GmbH unterstützt die Bearbeitung. Ohne Personenverknüpfung können einzelne Antworten unter Umständen nicht gezielt zugeordnet werden. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Beschäftigte durch die hier beschriebene Ergebnisdarstellung.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für den Sitz von meditec GmbH ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.